6.1 Estrategia, administración y gestión

La estrategia de una organización se refiere a las decisiones y acciones tomadas por un negocio para alcanzar una visión mayor, de tal forma que al conocer la estrategia de negocios se pueda saber cómo ejecutarla de forma adecuada y se pueda ayudar al negocio a convertirse en un líder del mercado, siendo dicha estrategia la columna vertebral de cualquier negocio (Leadership, 2022). La forma más sencilla de estrategia es definida como una herramienta para alcanzar los objetivos de negocio, proporcionando principios guía para las decisiones organizacionales, entre ellas el portafolio de proyectos (IMD, 2022).

Como parte de la gestión de negocios se tiene la gestión administrativa, que se refiere al acto de operar y mantener un negocio u organización, el objetivo principal es el de crear una estructura formal que facilite el éxito a través de funciones clave (Indeed Editorial Team, 2023). Como parte del portafolio del proyecto, es importante distinguir entre el concepto de administración y gestión, los cuales se definen como (Herrity, 2023; Management Study Guide, 2023):

• Administración: determinación global de políticas, objetivos generales, identificación de propósitos generales y la implementación de programas y proyectos. Administrar significa guía, liderazgo y control de esfuerzos. Administrar es el proceso sistemático de administrar la gestión de un negocio u organización.
• Gestión: coordinación de actividades administrativas para el logro de los objetivos, tales como la fijación de la estrategia y la coordinación de esfuerzos para el logro de estos a través de los recursos disponibles. Gestión involucra la concepción, inicio y consolidación de elementos como coordinación, actuación e integración de componentes organizacionales, gestionando gente y su trabajo para el logro de una meta común.

En términos generales, el portafolio se administra a través de un conjunto de estrategias alineadas a la estrategia organizacional, mientras que los proyectos se gestionan para el mejor uso de recursos y el logro de las metas organizacionales.

Como parte de la administración, las organizaciones deben establecer los objetivos generales que se deben alcanzar a través del portafolio de proyectos, de tal forma que se pueda materializar la visión organizacional. Como parte de la administración del portafolio, el administrador de este debe gestionar las inversiones a través del análisis financiero, mediante técnicas como la tasa interna de retorno, el valor presente neto, entre otras, desarrollando estrategias de inversión, monitoreando las tendencias del negocio, analizando datos financieros de los resultados, identificando riesgos y oportunidades, así como también reorganizando portafolios requeridos para el logro de las metas financieras (Entrust, 2023).

La administración del portafolio implica mayor enfoque en riesgos, sobre todo aquellos riesgos financieros y la estrategia global de la organización, alineado a los objetivos estratégicos a través de la selección, priorización y control de los programas y objetivos organizacionales (APM, 2023).

6.2 La administración del portafolio

La administración del portafolio es el proceso a través del cual se construye y supervisa un grupo de inversiones, protegiendo los activos de los inversionistas contra el riesgo del mercado, permitiéndoles al mismo tiempo obtener un retorno o beneficio; dentro de dicha administración se deben fijar metas financieras, tomar las inversiones correctas, asignar activos, evaluar riesgos, y diversificar recursos para evitar pérdidas (Vaidya, 2023).

Como parte de los objetivos de la administración del portafolio se encuentran:

• Alcanzar metas financieras a largo plazo.
• Administrar las necesidades de liquidez.
• Evaluar la tolerancia al riesgo.
• Mejorar la eficiencia del portafolio.
• Optimizar la asignación de recursos.
• Maximizar los retornos.
• Proteger las ganancias de riesgos del mercado.

Por otra parte, es importante recalcar que la ejecución de proyectos y la gestión del trabajo del portafolio van de la mano, ya que la excelencia en proyectos permite la integración funcional para el desarrollo individual de proyectos de productos, mientras que la excelencia del portafolio permite la integración de la estrategia, tecnología y gestión de recursos para el proyecto. Como parte de la administración del portafolio, existen cinco elementos fundamentales que se deben tener en cuenta (Chamberlain, 2021):

• Gobierno: acuerdos sobre roles y responsabilidades de los participantes en el proceso de administración del portafolio para ejecutar los objetivos y optimizar los resultados.
• Arquitectura: estructura de subportafolios dirigidos por las diferentes prioridades y valores para soportar la priorización y asignación de elementos estratégicos alineados a la estrategia global.
• Marco de toma de decisiones: métricas estandarizadas y enfoque de priorización claro.
• Procesos y vínculos: procesos de administración y cadencia regular de revisión del portafolio integrado con otros procesos clave.
• Sistemas y datos de decisión: para proporcionar información precisa, completa y en tiempo del portafolio para su optimización, priorización, secuenciación y gestión de proyectos.

6.3 El portafolio y la gestión de proyectos

El vínculo entre la estrategia y la operación de la organización es el portafolio, por lo que en la entrega se debe generar valor a través de la implementación de mejores prácticas de gestión de proyectos, para lo cual es importante la implementación de principios guía para la administración del portafolio y la gestión del proyecto, de tal manera que se hagan las cosas de forma correcta (PPM, 2022):

• Personalizar para adaptar al ambiente: utilizar metodologías estandarizadas basadas en buenas prácticas, aplicables a los tamaños del proyecto, las cuales pueden ser personalizadas con base en las necesidades.
• Justificación de la continuidad del negocio: aprobar los proyectos con base en razones justificables documentadas en casos de negocio, permitiendo una adecuada administración del portafolio, transparencia en la viabilidad, deseabilidad y logro a través del ciclo de vida del proyecto para servir como entrada a fin de decidir si continuar o detener la implementación del proyecto.
• Roles y responsabilidades definidos: establecer una estructura de gobierno estándar de proyectos con roles y responsabilidades definidos, con interesados primarios representados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con responsabilidades y decisiones claramente definidas.
• Gestionar por etapas: crear un ciclo de vida de proyectos desde el inicio hasta el cierre, estructurado por etapas para poder tener puntos de control a lo largo del proyecto, que puedan ser planeados, monitoreados y controlados en cada fase, así como también que haya un adecuado involucramiento de interesados en éstos.
• Gestionar por excepción: tolerancia definida para cada proyecto, que permita establecer los límites de autoridad delegados para el uso eficiente del tiempo y empoderamiento del equipo.
• Enfoque en productos: dirección de proyectos con enfoque en resultados más que en actividades.
• Aprender de la experiencia: revisión de lecciones aprendidas, registradas a lo largo de la ejecución de los proyectos, los cuales son habilitadores para mejorar la madurez y mejora continua.

Los principios anteriores se ven reflejados en las mejores prácticas de la séptima edición del PMBoK del PMI, a través de sus dominios y áreas de conocimiento (figura 1).

Figura 1: Dominios de gestión de proyectos (PMI, 2021).

Al igual que el portafolio, la gestión de proyectos tiene sus principios, los cuales ayudan a gestionar el valor de forma efectiva y entregar beneficios a través de la mejor utilización de recursos (figura 2).

Figura 2: Principios de gestión de proyectos (PMI, 2021).

6.4 ¿Quiénes se encargan de su administración?

El administrador del portafolio es un rol específico a través de un profesional que se encarga de monitorear las oportunidades de inversión a través de diferentes estrategias, análisis de las tendencias del mercado y la identificación de nuevas oportunidades (PMI, 2021; Resources, 2023).

Para una adecuada administración del portafolio se requieren habilidades analíticas para la revisión de reportes económicos complejos, así como habilidades de comunicación para compartir información compleja con los clientes. Son conocidos también como administradores de inversión o administradores de activos (Betterteam, 2023).

El director de proyectos o gerente de proyectos es el responsable de la entrega del proyecto, con autoridad y responsabilidad del consejo del proyecto para ejecutar el proyecto en el día a día, conduce y gestiona al equipo del proyecto, así como también (Crown, 2023):

• Diseña y aplica estándares adecuados de gestión de proyectos.
• Gestiona la producción de los entregables.
• Planea y monitorea el proyecto.
• Adopta y delega y usa roles de aseguramiento del proyecto.
• Prepara y mantiene los planes del proyecto, fases y excepciones.
• Gestiona los riesgos del proyecto y planes de contingencia.
• Es aliado del administrador de programa y proyectos relacionados para asegurar que el trabajo no se duplique.
• Monitorea el progreso y uso de recursos.
• Aplica control de cambios y gestión de la configuración.
• Reporta el progreso del proyecto.