Por lo regular, las empresas y los grupos tienen problemas de organización debido a que no implementan un modelo, técnica o método para estructurar sus procesos o áreas de trabajo. Esto genera descontento y desinterés por parte de los trabajadores, al igual que disminuye la productividad y hay mayores pérdidas de recursos. Por ello, es importante establecer un modelo como lo es el de las 5S, el cual fue creado específicamente para que las acciones como la limpieza y el orden generen un impacto mayúsculo en cualquier área en la que se aplique.  

A continuación, podrás aprender sobre (i) qué es el modelo 5S (cinco eses) y qué objetivos tiene, (ii) la manera en la que se puede aplicar esta metodología, (iii) los beneficios de su implementación y, por último, (iv) ejemplos de empresas que utilizan esta filosofía y que han presentado cambios significativos a partir de su implementación.

¿Qué es el modelo 5S?

Como debes imaginar, existen múltiples herramientas y métodos que influyen en la productividad de las empresas, algunas orientadas a sectores específicos, otras más flexibles y abiertas para utilizarse en diversas áreas laborales. Una de esas herramientas es el modelo 5S.

Este modelo es “una herramienta de aumento de la productividad muy barata, puesto que genera grandes beneficios sin necesidad de invertir grandes cantidades económicas” (M, 2019).

Es un modelo de gestión japonés que fue implementado a partir de 1960 en la empresa Toyota con el objetivo de conseguir lugares de trabajo ordenados y limpios. Actualmente, diferentes organizaciones alrededor del mundo utilizan este modelo. A continuación, verás en qué consiste y cuáles son sus características. 

El modelo de las 5S consta de cinco etapas o pasos a cumplir, cada uno lleva como nombre una palabra en japonés que comienza con la letra S. Como ya se describió antes, es un modelo que se aplica normalmente a nivel global dentro de una empresa. No obstante, también es posible que un líder de equipo la utilice con la intención de aumentar la productividad y el desarrollo de sus colaboradores.

Para que el modelo funcione de la manera correcta, es necesario que todos los integrantes del equipo se comprometan individualmente a seguir esta filosofía, de lo contrario, es probable que no se obtengan los resultados deseados y, por ende, se vea afectada la productividad.

De acuerdo con DELSOL (s.f.), las fases de este modelo son las siguientes:

1. Seiri (clasificación): separación entre lo que es útil y lo que no lo es.
2. Seiton (orden): organización en todo el lugar de trabajo.
3. Seiso (limpieza): limpieza en la empresa.
4. Seiketsu (mantenimiento): normalización y correcciones.
5. Shitsuke (disciplina): disciplina y compromiso en el cumplimiento de la metodología.

Como puedes ver, no se necesita de algún curso o conocimiento profesional para poder aplicar esta metodología, ya que su implementación se basa principalmente en el compromiso que se tiene con cada uno de los elementos. El mayor reto al que te podrías enfrentar al implementarlo es con el elemento 4, shitsuke, puesto que se necesita del compromiso y constancia de todos los miembros del equipo para que funcione; por ello, es importante que promuevas y animes a tus demás colaboradores a adaptarlo y seguirlo.

Ahora bien, de acuerdo con Bizneo (s.f.), el propósito de la metodología 5S es ofrecer resultados en el mediano y largo plazo a través del logro de objetivos dentro del espacio de trabajo y el rendimiento personal. En conjunto, los cinco elementos de este modelo están orientados a convertir el espacio de trabajo en un mejor lugar para estar. Por medio del orden, sentido de utilidad y la higiene, se comprueba que este tipo de aspectos positivos repercuten directamente en el desempeño individual y grupal de los colaboradores, impactando en el nivel de productividad y la rentabilidad de la empresa.

Este modelo está pensado para desarrollar, mediante los cinco elementos, aspectos como innovación, eficiencia, productividad y mejoramiento del resultado final del proyecto en el que estés trabajando. Su implementación sirve también para mejorar la manera en la que se gestiona una crisis debido al orden y a los procedimientos en el actuar.

¿Cómo aplicar la metodología?

Si bien en este modelo se hace referencia a lo importante que es el orden y limpieza dentro del área de trabajo, no creas que con eso ya estás aplicando el modelo de las 5S. Para hacerlo, necesitas implementar lo que hace referencia a cada concepto, pero también seguir el modelo como si fuera una filosofía.

Cada uno de los elementos mencionados anteriormente revela un precepto que debe ser aplicado día a día dentro de la compañía. A continuación, verás a profundidad en qué consiste cada “S” (Pérez, 2020).

Seiri (clasificación): la primer “S” se refiere al uso más eficiente de recursos y materiales, por lo que se tiene que reflexionar sobre lo que realmente es necesario. Realizando esta evaluación, podrás tener un registro de todos los documentos, equipos, herramientas y stock de la empresa, lo que posibilita el descarte de lo que no sirve y facilita la exclusión de dichos elementos.

La función de esto recae en la optimización de ambientes físicos, evitar el desperdicio, reducir costos y facilitar la limpieza o mantenimiento de los recursos.

Seiton (orden): colocar cada cosa en su lugar es crucial para el éxito de cualquier trabajo. Tener un espacio ordenado facilita la localización de cualquier objeto, archivo o material, ahorrando tiempo y haciendo del espacio de trabajo un lugar más agradable.

Seiso (limpieza): aunque en el área de trabajo haya un encargado de limpieza, en este elemento se crea la conciencia de que la limpieza es responsabilidad de todos. Se debe promover que cada colaborador es responsable de la higiene de su área de trabajo y el material que utilice, velando también por el mantenimiento de los espacios comunes. Asimismo, esta “S” también hace referencia a la apariencia personal, resaltando que el trabajador debe presentarse pulcro y vestido adecuadamente a la jornada laboral, esto reduce la posibilidad de accidentes y contribuye a que el equipo conserve más y mejor sus relaciones interpersonales.

Seiketsu (mantenimiento): con este elemento se trata de normalizar y sistematizar los valores expuestos anteriormente (en seiri, seiton y seiso), es donde se promueve el establecimiento de rutinas y normas con el fin de mantener el modelo. Utilizar el orden para poder identificar en dónde se encuentra cada material o recurso, crear un sentido de vigilancia para que todos los colaboradores mantengan limpias las áreas comunes de trabajo, así como también fijar patrones que mantengan la organización, por ejemplo, la implementación de estantes organizadores, archiveros, etiquetas, etc.

Shitsuke (disciplina): la idea de esta “S”, como su nombre lo indica, es utilizar la disciplina para el cumplimiento de las etapas ya mencionadas, y que estas no solo generen un impacto laboral dentro de la vida del colaborador, sino que también pueda aplicar el modelo dentro de su estilo de vida. Esto trae impactos positivos para la gestión en el trabajo y calidad de este. La correcta implementación de esta metodología no se basa en exigirle a los trabajadores que cumplan con los elementos del modelo, sino que también es importante invertir y promover la capacitación continua para estimular los valores del modelo y de la empresa para que se sientan parte de la cultura organizacional.

Asimismo, la evaluación periódica es importante para monitorear la implementación de la metodología e identificar si hay cuestiones a mejorar, además de que sirve para irla adaptando a las necesidades que surjan a lo largo del tiempo.

Ahora bien, ya que conoces las características de cada “S”, ¿cómo la puedes aplicar?

Para poder aplicar adecuadamente esta filosofía, sigue los siguientes pasos:

1. Cree en el potencial: antes de aplicar el modelo a tu equipo, como gestor, debes de creer y entender el poder de cambio que tienes. Para esto, puedes estudiar casos de éxito de empresas que utilicen esta metodología con el fin de que identifiques todos los beneficios que puedes obtener. Más adelante podrás aprender de algunas empresas que ya lo hacen.


2. Crea una comisión de control: selecciona a algunos miembros del equipo para la implementación de la metodología, dales una capacitación y muéstrales la importancia que tiene para la ejecución adecuada de sus actividades. Estos colaboradores serán los responsables del control de calidad y los auxiliares del resto del equipo para la mejora continua de su trabajo. Para la selección de estas personas, toma en cuenta que serán los multiplicadores de tus ideas, por lo que es necesario que crean en ellas y estén dispuestos a ponerlas en práctica.


3. Evalúa los puntos críticos del equipo: tanto el líder como la comisión (mencionada en el punto anterior) deben enumerar los principales problemas que hay en el equipo, siempre con base en los preceptos del modelo. Realícenlo por medio de un análisis crítico del día a día laboral y descubran los puntos a los que deben prestarles más atención. Esto sirve para identificar los problemas y además la causa de estos; por ejemplo, si hay falta de organización, puede que no sea por culpa de los miembros del equipo, sino que más bien es a causa de la falta de materiales para clasificar u ordenar, o el exceso de objetos y herramientas en el espacio de trabajo, lo que se puede resolver al aplicar el elemento seiri.


4. Comienza a agudizar los sentidos: en esta fase, se aplican los elementos y avanzan por sí solos, siguiendo el orden en el que fueron presentados. Esto es a causa de que naturalmente el ser humano sigue el guion cohesivo de evaluar y organizar lo que es útil, para posteriormente limpiar y eliminar las cosas que no sirven o son un exceso. Finalmente, se normaliza la práctica debido a los beneficios que se reconocen y se crea una disciplina en torno a estos. Todos los miembros del equipo deben estar comprometidos a la adopción de esta filosofía, no solo el líder y los miembros de la comisión.


5. Adopta un sistema de evaluación: posterior a la implementación de todas las “eses”, es necesario que establezcas una serie de evaluaciones periódicas para evaluar la implementación del modelo. Establece un mecanismo de monitoreo en el que incluyas a la comisión que creaste para mantener la disciplina y cultura en el día a día, solo cuida de no excederte y ser demasiado duro con tus demás compañeros.

La correcta implementación de este modelo crea un beneficio tanto para el equipo como para los miembros de manera personal al contribuir en su productividad y organización. Esto ayuda al grupo a avanzar hacia una mayor entrega de resultados de calidad.

Beneficios de su aplicación

La mejora continua es responsabilidad de todos, y en el caso de la implementación del modelo 5S, el equipo tiene un papel colaborativo importante en los avances y la productividad. Por ende, los beneficios que brinda la implementación de esta metodología abarcan todas las instancias de un grupo si es que se implementa de la manera correcta.

Algunas de las ventajas o beneficios de acuerdo con la empresa Rock Content (2019) son las siguientes:

Facilidad de operaciones: al haber un mejor manejo de los recursos, limpieza y la organización adecuada de los ambientes de trabajo, hace que las actividades sean más simples. Gracias a las mejores condiciones, las operaciones se vuelven más fáciles, por lo que tus compañeros tienen las condiciones de trabajo perfectas y una reducción importante de impedimentos.

Incremento de productividad: la productividad es uno de los resultados más importantes de la aplicación del modelo 5S. Si el modelo se utiliza de forma adecuada, hay un mayor enfoque por parte de tus compañeros, lo que causa mejores resultados y hace que la productividad sea una consecuencia natural para tu empresa.

Trabajo más acogedor: tú y tus compañeros necesitan de buenos espacios de trabajo para sentirse comprometidos y poder realizar correctamente sus funciones. Con los elementos de limpieza y organización, tus áreas de trabajo se vuelven más atractivas y les permiten desempeñar sus funciones sin problemas, haciendo tu trabajo más simple y menos agotador.

Lograr seguridad en las operaciones: la organización ayuda a mantener buenas prácticas y métodos en el trabajo, esto da la seguridad a tu equipo de que sus funciones y desempeño tienen un valor y funcionan de forma correcta, además de que preserva su integridad física.

Mejora continua: debido al seiketsu y shitsuke, la supervisión y el apoyo hacia los colaboradores garantiza la entrega de resultados de manera exitosa a lo largo del tiempo.

Podría parecer que la limpieza y el orden no son un factor importante dentro del ambiente laboral, pero la realidad es que repercute de manera directa en la productividad, creatividad y organización de los trabajadores, siendo un paso importante para la reorganización de tu equipo.

Empresas que utilizan el modelo 5S

Como viste anteriormente, este modelo es uno de los más famosos dentro de las organizaciones, al grado de que empresas tan grandes como Boeing, Hewlett-Packard, Toyota, entre otras, utilizan este método para organizar sus áreas de trabajo, así como sus procesos, con el propósito de mejorar su productividad y perfeccionar sus procesos de calidad.

A continuación, se presentarán tres casos de empresas que trabajan conforme a esta filosofía y la manera en la que su implementación ha contribuido a la entrega efectiva de resultados.

The Boeing Company
Es una empresa multinacional que diseña, fabrica y vende aviones, helicópteros, misiles y satélites. La compañía implementó el modelo 5S con la intención de aumentar la seguridad de sus empleados y minimizar la probabilidad de accidentes durante el proceso de fabricación en sus proyectos. No solo ha implementado el método en el área de manufactura, sino también en la administración, lo que ha simplificado y aumentado la eficiencia en toda la empresa (Kanbanize, s.f.).

Hewlett-Packard (HP Inc.)
Es una compañía dedicada a la fabricación y comercialización de hardware y software, así como también a brindar servicios de asistencia informática. Utiliza el modelo para agilizar sus procesos diarios y evitar pérdidas innecesarias de tiempo. Aplica los cinco elementos de la filosofía para optimizar sus espacios de almacenamiento, organizando las áreas como si fuera un supermercado, de esta manera, los empleados pueden encontrar las piezas o recursos que necesitan de manera rápida y fácil, lo que les ahorra tiempo y dinero (Kanbanize, s.f.).

Toyota Motor Corporation
Es una empresa japonesa dedicada a la fabricación de automóviles. Fue aquí donde comenzó la creación e implementación de esta metodología. El fundador de la empresa, Sakichi Toyoda, junto con su hijo, Kiichiro Toyoda, y el ingeniero industrial, Taiichi Ohno, fueron quienes desarrollaron el modelo 5S al tener una meta clara: encontrar una alternativa que impactara directamente en la productividad y organización. Esto ha dado como resultado que los trabajadores sean más responsables, autónomos, que se sientan empoderados y que su compromiso laboral e ingenio aumente (RHT, 2021).

Como pudiste ver en estos ejemplos, esta metodología puede aplicarse a un sinnúmero de áreas, desde las dedicadas a la fabricación de aviones y autos hasta en los equipos administrativos. Solo es cuestión de que estudies las necesidades y puntos de mejora dentro de tu grupo y ambiente de trabajo para que puedas aplicarla y comenzar a ver los beneficios y avances que se pueden lograr siguiendo esta metodología.

 

Ahora que conoces qué es el modelo 5 “eses” podrás aplicarlo con tu equipo de trabajo. Recuerda que, si bien el modelo pareciera estar basado simplemente en la limpieza y organización, es mucho más que eso, no debes dejarte llevar por su simplicidad y pensar que solo con mantener limpia un área habrá un aumento de productividad. El modelo es una serie de tácticas que necesitan ser aplicadas por absolutamente todos los colaboradores, trabaja en tus hábitos y hazlo en conjunto con tu equipo. Además, para ver resultados, es necesario que se implemente con la idea de que las actividades de esta se mantengan indeterminadamente. El dinamismo y flexibilidad del modelo es tal que puede aplicarse en cualquier área, solo necesitas promover las actividades de orden y limpieza que tendrán que realizar como equipo para que pueda funcionar.