Actualmente, debido a la tecnología y al dinamismo de los procesos laborales, existen muchos factores que distraen a las personas, causando ineficiencia en el ámbito de trabajo, pues afectan directamente la productividad de los colaboradores, lo que perjudica a la organización en su capital social.

Para que el trabajo se realice de manera eficiente y se cumplan las exigencias de la jornada laboral, es necesario aprender a presupuestar y gestionar el tiempo. Aunque parece sencillo, en realidad es más complejo de lo que parece, ya que se necesitan ciertas habilidades y aptitudes para administrarlo de manera adecuada. El tiempo es un elemento importante dentro de la vida de cualquier trabajador y de la empresa, el cual no se puede controlar, por lo que es importante saber organizarse y efectuar el trabajo de la mejor manera posible.

A continuación, (i) aprenderás sobre la importancia que tiene la gestión del tiempo, no solo en la vida laboral, sino también en la privada. Asimismo, (ii) reflexionarás sobre el impacto que tiene el mal uso del tiempo dentro de las actividades productivas y (iii) aprenderás sobre los diferentes métodos que existen para aprovechar el tiempo laboral.

La importancia de la gestión del tiempo

Se ha demostrado que el tiempo es uno de los factores más importantes dentro de cualquier entregable o actividad laboral, ya que es el elemento que define la importancia y prioridad que se le dará a cada tarea, al igual que establece las fechas o tiempos límite para realizar las actividades o presentar los resultados. Por ello, la gestión adecuada del tiempo representa una ventaja y una habilidad muy valorada por las empresas hoy en día.

La gestión del tiempo hace referencia a la cantidad de horas que se le dedican a una actividad, esto para planificar, organizar y establecer cuándo se podría obtener un resultado de la tarea a realizar. Según la empresa Sodexo (s.f.-a), la importancia de establecer tiempos radica principalmente en:

Ser más productivos y eficientes: el dedicarle más tiempo a una actividad no te hace más productivo y eficiente, lo que sí hace es que te permite lograr más con menos esfuerzo. Aprender a administrar tu propio tiempo mejorará tu concentración, por ende, al tener un mayor enfoque en la actividad que realizas, tendrás más eficiencia. El gestionar el tiempo permite realizar tareas con mayor rapidez y que la jornada laboral sea más efectiva.

Lograr objetivos en menos tiempo: cualquier persona o equipo de trabajo necesita lograr objetivos, ya que eso es lo que brinda el sentimiento de satisfacción laboral. El tiempo que se necesita para realizar actividades o tareas ya existe, solo necesitas saber gestionarlo de la mejor manera posible para lograr sobrepasar retos de forma ágil y eficaz.

Mejorar la reputación profesional: la buena gestión del tiempo es la clave del éxito, pues ayuda a que tomes decisiones más conscientes y a controlar los diferentes factores que se puedan presentar para seguir el ritmo de la tarea que realizas. El saber gestionar el tiempo representa un gran acierto para cualquier persona o grupo, debido a que representa la toma de decisiones sensata y con un enfoque preciso en lo que se quiere conseguir.

Disminución del estrés: probablemente te has encontrado en la lamentable situación en la que las actividades te sobrepasan y terminas sintiéndote agobiado al no poder priorizar, clasificar y realizar las actividades más importantes a tiempo. Cuando esto sucede, no es posible determinar qué tanto tiempo llevará realizar una acción, lo que puede imposibilitar el cumplimiento de esta. Una vez que aprendas a administrar tu tiempo, podrás desarrollar nuevas habilidades que contribuyan a realizar tu trabajo de manera más eficiente.

Mejora la toma de decisiones: cuando una persona se siente presionada por el tiempo, tiende a tomar malas decisiones o acciones que pueden presentar un gran margen de error. Saber gestionar tu tiempo te permitirá abordar con mayor tranquilidad los retos que se te presenten y a tomar decisiones de forma consciente.

Aumentar la autoconfianza: el conocer cómo controlar y administrar tu tiempo genera autoconfianza, pues ves que fuiste capaz de cumplir con algún proyecto o actividad, lo que te llevó a alcanzar una meta. Ver que eres capaz de respetar plazos es un factor altamente motivador.

Evitar la procrastinación: el establecer plazos de tiempo no deja lugar a la postergación de tareas y responsabilidades, por lo que, en conjunto con la autodisciplina, podrás alcanzar los objetivos que te propongas con mayor facilidad.

Mejora la calidad de vida: un adecuado manejo del tiempo no solo te permitirá cumplir con tus obligaciones laborales y a ser más responsable, sino que también te ayudará a que puedas organizarte mejor y disfrutes de actividades fuera de lo laboral, como realizar un hobbie, pasar tiempo familiar, hacer ejercicio, etc.

El tiempo dentro de las actividades

La administración del tiempo y la gestión de prioridades son los elementos que marcan una diferencia entre quienes logran el éxito y quienes no. El tiempo es un recurso invaluable e irrecuperable, todas las personas cuentan con las mismas horas del día, la diferencia recae en la manera en que organizan dichas horas para poder realizar actividades de forma eficiente y eficaz. La gestión del tiempo repercute de manera positiva en el rendimiento, productividad y la motivación de los trabajadores.

Bizneo (s.f.) ejemplifica la eficacia y eficiencia en la gestión del tiempo refiriéndose a que una persona que está orientada a los resultados es capaz de cumplir con un objetivo en menor tiempo, mientras que una persona eficiente es quien puede alcanzar una meta empleando el menos número de recursos posibles.

Tomando esto en cuenta, dentro de una empresa es fundamental que la gestión del tiempo sea eficaz, porque permite que los empleados, individualmente o en equipo, realicen sus obligaciones y objetivos. Asimismo, es necesario que los colaboradores sean eficientes, ya que facilita que se sobrepase la expectativa de cumplimiento de objetivos, además de que se pueden alcanzar mayores beneficios si los recursos disponibles se utilizan de forma apropiada.  

Por ejemplo, si a dos investigadores se les pide que realicen y publiquen 10 artículos a la semana, pueden lograrlo y ser eficaces al cumplir con el objetivo en tiempo y forma, pero ¿cómo pueden llegar a ser eficientes? Si se unen como equipo y se dividen las actividades, podrían realizar y publicar hasta 15 artículos a la semana al agilizar la recolección de fuentes y aprovechar la tecnología que se tiene disponible.

Además del trabajo en equipo y la división de responsabilidades, existen otros métodos que contribuyen a mejorar la productividad, basado en la cantidad de tiempo que se le dedica a cada actividad. Uno de ellos es automatizando la gestión del tiempo, donde, mediante software, se puede llevar un mejor control sobre el registro de las horas que trabaja cada colaborador, el tiempo que ha llevado realizar cada actividad, así como los retrasos y las ausencias.

Medina (s.f.) menciona que las ventajas de automatizar y controlar el desempeño y el tiempo presupuestado para realizar una tarea, es analizar si ha habido una gestión de tiempo positiva o negativa. Con lo anterior, se pueden analizar los datos y estudiar las causas de por qué no se está cumpliendo con los plazos pactados, además de identificar si se trata de un aspecto de productividad o si es que hay un error en lo que respecta a los procesos que se realizan.

Dentro de un equipo de trabajo es importante que el líder establezca las actividades que deben realizarse y especifique el tiempo aproximado que cada actividad requiere. Por otro lado, es necesario que la solicitud que se le demande al colaborador esté conformada de acuerdo con el tiempo que le tomará realizar cada tarea para no sobrecargarlo de trabajo. Sin embargo, no significa que se tienen que sacrificar responsabilidades si es que las tareas toman mucho tiempo, sino que deben asignarse de manera que un trabajador pueda realizar múltiples tareas a lo largo de la jornada laboral, y, de ser necesario, se conforme un equipo de trabajo para ejecutar aquella que es muy extensa y terminarla más rápido.

Métodos para la gestión del tiempo laboral

Para comenzar, un método muy conocido fue el implementado por el expresidente norteamericano Dwight Eisenhower, quien contaba con una gran habilidad para gestionar su tiempo y sostener su productividad a lo largo de semanas, meses e incluso años.

De acuerdo con Sodexo. (s.f.-b), “lo que es importante casi nunca  es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante”. Por tanto, es necesario identificar la diferencia entre lo que es urgente y lo que es importante. Por ejemplo: contestar la llamada de un cliente o del jefe puede ser urgente, mientras que revisar los correos de los proveedores será importante pero menos urgente, por lo que puedes dejarlo para más tarde.  

Sodexo (s.f.-b) señala tres métodos para gestionar el tiempo:

 Método de Eisenhower

La caja o matriz de Eisenhower consiste en organizar tus tareas dentro de un cuadrante con cuatro posibilidades:

Tareas urgentes e importantes: hay que realizarlas de inmediato.
Tareas importantes, pero no urgentes: puedes hacerlas más adelante.
Tareas urgentes, pero no importantes: existe la opción de delegarlas.
Tareas ni urgentes ni importantes: podrías eliminarlas.

Como puedes ver en el ejemplo, el método se desarrolla a través de una división de acuerdo con la urgencia de las necesidades, de esta forma permite identificar con singularidad las acciones que se necesitan realizar y aquellas que se pueden eliminar, con el fin de gestionar mejor el tiempo y ser más productivos.

Método POSEC

El método POSEC de gestión del tiempo es un método basado en la teoría de Abraham Maslow, que describe la jerarquía de las necesidades para la obtención de resultados. Este proceso implica priorizar las tareas organizando, racionalizando, economizando y contribuyendo.

Pero ¿qué significa cada concepto y por qué son importantes para la gestión del tiempo?

1. Priorizar
   Aquí tienes que identificar las necesidades más importantes, básicamente se trata de cómo utilizar tu tiempo para hacer tus tareas, en relación con tus objetivos y con tu vida.


2. Organizar
   Para llevar a cabo las tareas, tienes que organizarte de la manera más eficiente posible, es así como podrás fortalecer tu confianza sobre los objetivos que buscas desarrollar. En el ámbito personal, aquí se incluiría todo lo relacionado con la familia y las finanzas.


3. Streamlining o racionalización
   Son aquellas actividades sencillas o rutinarias que consumen mucho tiempo, como los quehaceres domésticos. Ciertamente, ni siquiera nos gusta hacer algunas de estas actividades, pero incluso en esta situación tenemos que ocuparnos de ellas de forma regular. Por lo tanto, una solución muy útil sería encontrar la posibilidad de automatizarlas para hacer más eficiente todo el proceso. Por ejemplo, realizar dos tareas que requieran poca supervisión al mismo tiempo, como lavar la ropa mientras aspiras o lavas los platos sucios.


4. Economizar
   Determinar si hay actividades de ocio que nos aportan poco al cumplimiento de nuestros objetivos y que, por tanto, se podrían reducir o sustituir por otras que sean más productivas, entendiendo productividad no solo desde el punto de vista de completar metas profesionales y educativas, sino también a nivel de salud física y mental.

Método Dominó

El principio de este método se inspira en las fichas de dominó, pues la física demuestra que una ficha puede derribar a otra de tamaño hasta un 50% superior. Utilizando esa imagen, el método Dominó se traduce en que los pequeños avances tienen un papel determinante para alcanzar grandes objetivos. Cuando se trata de administrar el tiempo, piensa en tus tareas como si fueran las fichas de dominó, verás que los pequeños avances positivos pueden llegar a convertirse en grandes logros.

Lo primero es establecer tu propósito, para después determinar las prioridades para cada día, semana o trimestre.

Si bien la productividad es exactamente lo que ves en la superficie, debajo de ella existen las prioridades y, aún a mayor profundidad, el propósito. Si identificas tu propósito y prioridades, verás cómo tu productividad aumentará de forma exponencial.

Por otro lado, Martins (2021) menciona que otro método eficaz es el Pomodoro.   

Método Pomodoro

Es una estrategia muy diferente a las demás, ya que se basa en trabajar durante periodos cortos y tomar descansos, esto para mantener la motivación intrínseca. Para aplicarlo, solo necesitarás establecer y ordenar las actividades que realizarás durante el día y una manera en la que puedas cronometrar el tiempo que les dedicas.

El método Pomodoro no es trabajar unos pocos minutos y descansar media hora, sino que consiste en trabajar (sin distracciones como el celular, llamadas, pláticas con compañeros, etc.) durante intervalos de 25 a 30 minutos y descansar entre 4 y 5 minutos. Durante los descansos, puedes retomar pendientes que no pudiste contestar o atender cuando estabas concentrado realizando tus actividades, pero lo ideal sería que en esos descansos realizaras alguna acción física, como levantarte, estirarte, ir al baño, tomar agua, etc.

Este método parece sencillo, pero puede resultar todo un reto si la persona que lo realiza no es capaz de enfocarse o realizar alguna actividad sin distraerse. Así como puede haber quienes cumplan con los descansos de 5 minutos, también hay personas que exceden ese tiempo, lo que los hace menos productivos y eficaces.

Estos métodos son los más aplicados dentro de la gestión del tiempo. No obstante, existen otras técnicas que han surgido de estas o que son completamente diferentes, pero no tan utilizadas. Como pudiste darte cuenta, estos modelos pueden ser aplicables tanto en el ámbito laboral como en el personal, es solo cuestión de que enlistes, reconozcas y organices las actividades para poder comenzar a utilizar cualquiera de estos métodos y adaptarlos a las necesidades de tu equipo.

 

Establecer correctamente los tiempos es fundamental para el buen funcionamiento de un equipo. Definir las fechas u horas de entrega hace que todos trabajen de acuerdo con lo estipulado para entregar resultados de manera adecuada y, si es el caso, de manera sinérgica.

Como pudiste ver a lo largo de este tema, el establecimiento de tiempos no solo repercute en la realización de actividades laborales, sino también en tu vida personal. Una persona que realiza de manera efectiva y a tiempo sus actividades, tiene una vida más próspera y con mayor motivación, ya que es capaz de cumplir sus metas y superar las expectativas.

No hay una sola manera correcta de gestionar el tiempo, por lo que antes de establecer un método o forma para hacerlo, deberás considerar cuáles son tus necesidades y tomar en cuenta también las habilidades y aptitudes de los demás miembros de tu equipo, para que, en la medida de lo posible, puedas adaptar el trabajo y los plazos lo mejor que puedas.