Para las empresas siempre es costoso tener inventarios.  Por ejemplo, se ha observado que el costo promedio del inventario en el sector manufacturero es del orden de 30 al 35 % de su valor (Chase, 2008).   Por lo tanto, si una empresa tiene en inventarios el equivalente a $100 millones de pesos,  el costo de esta situación para la empresa será de 30 millones por año.  En gran parte los costos se deberán a mermas por obsolescencia, al pago de seguros, al costo de oportunidad, al costo de capital, al pago de salarios, entre otros.  Si la empresa lograra reducir sus inventarios en un 50 %, la empresa estaría ahorrando 15 millones  de pesos al año que al final se podrán sumar a las utilidades.

En esta sección se describen los diferentes tipos de inventario y se identifican  los principales factores de costo.  Asimismo se documentan algunos procedimientos de gestión que permitan minimizar el costo total de inventario maximizando el nivel de servicio y venta.

Dado que en la práctica existe una gran diversidad de inventarios, resulta conveniente clasificarlos de una manera cualitativa con el propósito de organizar su administración y control.  En tal sentido los inventarios se pueden clasificar de la siguiente forma:

De la misma manera los diversos artículos que se usen en una organización se podrán clasificar de ésta manera:

Por conveniencia el inventario de una empresa de manufactura se refiere a los diferentes tipos de materiales que forman parte de los productos.  Desde esta perspectiva el inventario de clasifica de la siguiente forma:

En toda su extensión el inventario incluye también insumos de tipo humano, financiero, energéticos, de equipo y materias primas; salida como piezas, componentes y productos terminados;  y las etapas intermedias del proceso como productos terminados de manera parcial o trabajos en proceso.  La elección de los artículos que se incluirán en el inventario dependerá de los requisitos operativos y comerciales de la empresa. Por ejemplo, una operación de manufactura podrá requerir inventario de mano de obra, máquinas, capital de trabajo, materias primas y bienes terminados. Por su parte una línea aérea podrá tener un inventario de asientos;  una farmacia necesitará manejar un inventario de medicinas, artículos personales de limpieza y juguetes. En empresas de servicios el inventario generalmente se refiere a bienes tangibles que pueden venderse y a los suministros necesarios para preparar y ofrecer el servicio.

El costo de tener inventario en una empresa normalmente representa una carga importante para la organización.  El capital invertido en inventario ocioso puede ocasionar problemas de flujo de efectivo. Este capital se podría utilizar rentablemente en otro proyecto que pudiera mejorar en rendimiento financiero de la empresa. Los principales costos asociados con el inventario son los siguientes:

• Costo del dinero invertido en inventario: con frecuencia el dinero invertido en inventarios es dinero adquirido a préstamo de un banco.   Por lo tanto,  el costo de esta acción será la cantidad pagada al banco por concepto de intereses.  Si el dinero no ha sido solicitado a préstamo,  el costo correspondiente será el interés al que se renuncia al no invertir el dinero en otras opciones financieras (por ejemplo en una cuanta de inversiones).
• Costos de almacenamiento: en esta categoría se incluyen factores como el costo de las instalaciones de almacenamiento, los costos de custodiar el inventario y mantenerlo seguro, el pago de los servicios de electricidad, agua y calefacción; el manejo, mermas, robos y seguros.  Si estos costos son altos será recomendable tener bajo nivel de inventarios con reabastecimiento frecuente. Adicionalmente se tendrá el costo de oportunidad de mantener el almacén, el cual es el ingreso neto que se podría generar de un uso alterno del espacio de almacenaje.
• Costos de ordenar: son los costos de contar con la función de compras en la organización. Estos costos se refieren también a los costos administrativos para preparar un pedio incluyendo los salarios y prestaciones de los empleados de compras,  el costo de las oficinas que ocupan, el costo de los servicios de electricidad, teléfono, Internet y papelería.
• Costos de preparación (set up o cambio de producción): cuando se trata de fabricar localmente el inventario será necesario preparar el equipo de producción, lo cual también representa un costo para la empresa. En esta categoría se incluyen los salarios y prestaciones del personal involucrado en la preparación de la línea de producción y el costo de la producción perdida. Igualmente podrían aparecer otros costos relacionados con la contratación, capacitación y despido de trabajadores, así como el tiempo extra si es necesario.
• Costo de obsolescencia o deterioro: los costos causados por deterioro, cambio de moda o terminación de la vida útil podrán variar dependiendo del artículo en almacenamiento.  Generalmente el riesgo de obsolescencia aumentará con la cantidad de inventario que se guarde.  El deterioro puede pasar desapercibido hasta que el artículo es necesario para su uso, lo cual podrá causar problemas de venta o de paro de máquinas. 
• Costo de faltantes: estos costos se hacen presentes cuando se agotan las existencias de un artículo o cuando una solicitud tiene que esperar hasta que haya un reabasto de las existencias o se cancele la orden. En la operación regular de una empresa siempre habrá un compromiso entre almacenar inventario para satisfacer la demanda y los costos que podrán resultar de los faltantes. En ocasiones es difícil lograr el equilibrio porque no siempre se pueden estimar las pérdidas en ganancias perdidas, el efecto de perder un cliente o el pago de las penalizaciones por tardanza. Con frecuencia en la práctica el costo de faltante no es más que una aproximación o adivinanza.

La responsabilidad del administrador de inventarios será la de minimizar estos costos sin poner en riesgo la cantidad ni la disponibilidad de los artículos almacenados.

La administración estratégica de inventarios es un asunto de vital importancia para cualquier organización o negocio, ya sea de manufactura o de servicios.  Similarmente, el almacén es un lugar especialmente diseñado y estructurado para guardar, proteger y controlar los bienes, artículos o materiales de una empresa antes de ser requeridos por la organización.  Por tal motivo,  la administración de esta área es de vital importancia para la salud financiera de la empresa.

Los gerentes de operaciones son los responsables de minimizar los costos de operación, donde uno de los costos críticos es la inversión en los diferentes tipos de inventarios.  Si la inversión llega a ser excesiva, se tendrán altos costos de operación y de capital.  Por tal motivo es importante que la empresa sea capaz de elaborar un plan donde se especifiquen el nivel requerido (cuánto) de inventarios y el plan de compras o de fabricación adecuado a las condiciones comerciales de la empresa.

La administración de inventarios es un proceso que requiere información sobre la demanda esperada, la cantidad de inventario disponible y un proceso de pedidos de todos los artículos que almacena la empresa en sus instalaciones. Asimismo es importante definir el momento (cuándo) y tamaño (cuánto) indicados de los niveles de reorden.  El proceso de administración de inventarios puede analizarse y sus capacidades se pueden medir respecto a las prioridades competitivas de la empresa;  por ejemplo, lograr operaciones de bajo costo o mantener un nivel de servicio al cliente que resulte con una calidad consistente. De igual manera  no se debe pasar por alto que los inventarios también son importantes para todo tipo de organización y para sus empleados. 

Los inventarios afectan en gran medida las operaciones cotidianas porque deben contarse y  pagarse; usarse en las operaciones productivas de la empresa y para cumplir las demandas de los clientes y administrarse.  Los inventarios requieren inversión de fondos y el dinero invertido no está disponible para otras inversiones o proyectos.  Por lo tanto,  los inventarios representan una carga o sangría de flujos de efectivo de una organización.  Sin embargo, las empresas entienden que la disponibilidad de productos es un punto clave de las ventas en muchos mercados y absolutamente crítica en muchos más.

En resumen, ¿el inventario es un acierto o un desacierto?  ¿Será el inventario un mal necesario?  Desde luego; demasiado inventario disponible reduce la rentabilidad y poco inventario daña la confianza de los clientes.  Por lo tanto, la administración de los inventarios implica sacrificar ciertas cosas por otras.

La persona responsable de administrar la operación de un almacén o centro de distribución tiene una responsabilidad mucho más dinámica actualmente que en el pasado.  La nueva realidad de la economía y la competencia requieren que el director de almacén tenga actividades plenamente integradas con las actividades de áreas como compras, suministros, logística, gestión de operaciones, mercadotecnia, ventas y distribución.

En una empresa de bienes de rápido consumo la comunicación entre estas áreas de trabajo debe realizarse casi a diario o al menos cada semana, como parte de un plan estratégico mensual de operaciones. De igual manera,  las relaciones externas son importantes si se han de aprovechar los beneficios de la cadena de suministros integrada.  Esto implica que el gestor de inventarios estará en contacto regular con los directores de operaciones, operadores logísticos y sus contrapartes, situados tanto en operaciones subcontratadas como en las empresas clientes y proveedores. Entre las responsabilidades del director de gestión de inventarios se pueden citar las siguientes.

• Optimizar el momento de las entregas de productos o materiales.
• Minimizar los requerimientos de mantener inventarios.
• Reducir la variedad de artículos de compra.
• Homogenizar los sistemas de numeración de referencia.
• Mejorar la trazabilidad de los materiales.
• Planificar la reposición de suministros de acuerdo a los planes de producción de la empresa.
• Estar alerta respecto al desarrollo de nuevas tecnologías de información aplicables a la guion de inventarios.
• Maximizar los niveles de servicio y de rotación de inventarios minimizando el porcentaje de errores.

El logro de cada una de estas responsabilidades requiere de datos precisos y actuales y de apoyo laboral para su análisis, interpretación y toma de decisiones.