Cuando se desarrolla un trabajo, se necesita tener una rápida comunicación con los colegas, clientes, proveedores y muchas otras entidades, además de obtener información de muchas fuentes diferentes para tomar decisiones relevantes y oportunas.
Para realizar el trabajo efectivamente, se necesitan redes de comunicación que incluyen la computadora, dispositivos móviles conectados a redes inalámbricas, el Internet y aplicaciones como correo electrónico, mensajería instantánea, foros de discusión y motores de búsqueda, entre otros.
Como lo describen Cohen y Asín (2014), estas tecnologías han desarrollado empresas interconectadas en sus funciones de trabajo y en sus relaciones externas para crear esquemas colaborativos de alta prioridad.
Los beneficios de la comunicación y del acceso rápido mediante buscadores generan a su vez una cantidad muy grande de información que requiere que quien la utiliza sea muy selectivo en cuanto a la veracidad de sus fuentes. Este proceso puede requerir mucho tiempo, por lo que es importante conocer las estrategias y herramientas para la productividad en la búsqueda de información.
8.1 Mensajería Instantánea (Instant messaging –IM)
Como se ha analizado previamente, el uso del correo electrónico es un medio de comunicación de bajo costo en el que se pueden incluir archivos de texto o multimedia y en su mayoría, son enviados por Internet. El envío es hecho por el emisor en una dirección y se reciben respuestas del destinatario.
La mensajería instantánea se produce por aplicaciones utilizadas por los clientes para ingresar a un servidor que permite la comunicación de mensajes de texto en tiempo real. Los receptores pueden responder inmediatamente al mensaje.
Con estos programas, el emisor puede crear una lista de las personas con quien quiere comunicarse y enviar un mensaje a todas las personas que se encuentren conectadas en ese momento. Además de texto, que es el principal medio de comunicación, también pueden agregarse audio o fotos en los mensajes, o iniciar una videoconferencia.
Los sistemas más conocidos de mensajería instantánea son AOL, Yahoo Messenger, Google Talk, Skype y los servicios de mensajería que ofrecen Facebook y MySpace. Puedes realizar una búsqueda en Internet para conocer muchas otras opciones con diferentes características.
En ocasiones puede pensarse que estas aplicaciones hacen que los empleados también pierdan su tiempo en actividades personales o distractores, sin embargo, estudios realizados han resaltado los siguientes beneficios:
8.2 Foros, Charlas en línea (chats) y Cookies
Los foros en línea, también llamados grupos de discusión (bulleting board o discussion board) son aplicaciones Web que habilitan a los usuarios de Internet para comunicarse con otros pero no en tiempo real.
El foro provee espacio para varias discusiones iniciadas por los miembros del foro y dependiendo de los permisos de acceso de los miembros, las personas pueden iniciar un comentario, o contestarles a otras personas.
Las charlas en línea (Chats) permiten la comunicación en tiempo real, es decir, simultáneamente entre varios usuarios.
Típicamente los usuarios acceden a un salón de charlas, “chat room”, donde pueden dejar mensajes en texto a otros, pudiendo ser charlas virtuales (virtual chats) que pueden incorporar gráficas 2-D y 3-D, además de avatares, que son íconos o representaciones del usuario.
Los negocios que realizan transacciones de venta por Internet utilizan estas herramientas para desarrollar comunidades y para ofrecer servicio a los clientes.
Los medios de transmisión (streaming Media) habilitan el video en vivo en la Web y la transmisión de otros archivos de música y video para que sean enviados a los usuarios y que los reciban y ejecuten sin interrupciones.
En algunas situaciones, como los accesos a videos en vivo en la Web, los archivos se dividen en segmentos y se despliegan mediante servidores especializados para video. El software del cliente organiza los segmentos y despliega el video.
En algunos ejemplos como You Tube, los grandes archivos se descargan de los servidores y los usuarios los pueden ver desde antes de que se descargue el video completo. Algunos ejemplos del software que se utiliza para ver estos archivos son Microsoft Media Player, Apple QuickTime, Flash y Real Media entre otros.
Para la publicidad en la Web se ha incrementado el uso de estos videos, pero se espera que en el futuro sea una herramienta poderosa para el comercio electrónico.
Cookies
Una cookie es una herramienta usada en un sitio Web para almacenar información sobre el usuario.
Cuando un visitante entra en un sitio Web, el sitio envía un pequeño archivo de texto a la computadora del usuario, de tal manera que esa información pueda ser descargada más rápidamente en visitas futuras.
La información que puede incluirse en una cookie depende de los diseñadores del sitio Web pero pueden incluir:
- Número de cliente
- Páginas visitadas
- Productos examinados
- Información detallada del comportamiento del consumidor en el sitio
En los negocios, las cookies se utilizan para efectos comerciales, como:
- El seguimiento de la publicidad, en el que las cookies aseguran que las visitas no reciban la misma publicidad repetidamente
- El seguimiento de los clientes que regresan para hacer ofertas especiales basadas en el comportamiento pasado en el sitio
- La adaptación de sus productos
- La segmentación de mercados
En algunos casos, las cookies pueden ser consideradas como amenaza para la privacidad de las personas, por lo que muchos borran sus cookies al final del día o las inhabilitan definitivamente.
8.3 Motores de búsqueda (Search engines)
Los motores de búsqueda identifican las páginas web que coinciden con palabras clave (Queries) ingresadas por el usuario y generan una lista de las páginas con las mejores coincidencias.
Es muy difícil conocer la cantidad de páginas Web que existen en la red, ya que los motores de búsqueda visitan solamente las páginas superficiales o de más alto nivel, pero también existe una Web profunda que contiene más de un trillón de páginas adicionales y muchas de ellas requieren un código de acceso para visitarlas.
Los motores de búsqueda se han hecho muy populares debido a que por su facilidad de uso también sirven como portales de Internet y son cruciales para los sitios de comercio electrónico. Los clientes pueden buscar fácilmente información de los productos que desean con la ayuda de motores internos de búsqueda en el mismo sitio.
Los motores de búsqueda han extendido sus servicios para incluir mapas, imágenes de satélite, imágenes computacionales, correo electrónico, calendarios de grupos, herramientas para conferencias de grupo, entre otros.
Los principales buscadores de información son los siguientes:
Además del correo electrónico, los motores de búsqueda son la actividad diaria más común para muchas audiencias en el Internet.
Los motores de búsqueda pueden presentar también problemas como:
- Gran cantidad de información
- Imposibilidad para revisar toda la información
- Información inválida
- Fuentes no confiables
- Información ofensiva
- Información no solicitada
Por ejemplo, esto es lo que sucede cuando se busca en Google el tema “Salud”
¿Cuántos resultados obtuviste?, ¿En cuántos segundos?
Los resultados de la búsqueda varían a medida que pasa el tiempo.
Puedes enfocar más tu búsqueda por diferentes tipos de resultados:
También puedes utilizar las sugerencias sobre búsquedas relacionadas:
De igual manera, puedes hacer una búsqueda sólo en páginas en español mediante el botón de Herramientas de Búsqueda:
También podrás realizar una búsqueda avanzada para colocar criterios específicos, por ejemplo:
Combinando con opciones como:
Por ejemplo, Usar los operadores del cuadro de búsqueda:
Agentes inteligentes (Intelligent Agents –Bots)
Estos agentes son también llamados robots de software, o bots. Son programas computacionales que recolectan y/o filtran información sobre un tópico específico y proveen una lista de resultados para que el usuario los arregle con diferentes criterios, por ejemplo, de menor a mayor precio, disponibilidad o fechas de entrega.
Existen varios tipos de bots usados para el comercio electrónico en la Web. Un ejemplo de robot de búsqueda es www.webcrawler.com que viaja de servidor en servidor recolectando listas de URL´s que forman la base de datos del motor de búsqueda, en este caso, la búsqueda la hace en Google y Yahoo:
Otro ejemplo son los robots de compras que buscan los sitios detallistas en línea para reportar la disponibilidad y precio de un rango de productos, por ejemplo: www.shopping.com:
El robot realizó la búsqueda de una tableta.
Otro tipo de robots llamados web monitoring bot permiten al usuario hacer un seguimiento de la actualización de materiales en la web y enviar un correo electrónico cuando el sitio seleccionado ha cambiado la información o ha incluido nueva.
Los nuevos robots pueden crear periódicos personalizados recolectando artículos de todo el mundo:
Como ha podido observarse, las herramientas propuestas ofrecen beneficios para realizar el trabajo de manera más eficiente, con información relevante y oportuna y de manera más rápida. Sin embargo, también deben considerarse los problemas y dilemas éticos que se presentan con el uso de las tecnologías y que en ocasiones afectan a muchas más personas que los métodos tradicionales y además de manera más rápida.
