Para muchos negocios, el impacto de las tecnologías de información y su integración en los sistemas de información pueden ser determinantes para competir e inclusive para sobrevivir en alguna industria. Por ejemplo, en cierto momento las tecnologías para el procesamiento de texto sustituyeron completamente a las máquinas de escribir, poniendo fuera del negocio a las compañías que las producían.
En otros casos, las nuevas tecnologías y sus oportunidades solamente amplían los negocios tal vez con nuevos canales de venta menos costos pero a su vez, con diferentes formas de ofrecer los productos o servicios. Por ejemplo, una agencia de viajes puede utilizar sus oficinas para la atención de los clientes y proveedores, mientras que puede estar realizando funciones semejantes a través del internet mediante un portal Web con noticias, sistemas de reservaciones, pagos y atención al cliente ya sea en línea o por otros medios.
Algunas organizaciones son capaces de crear las tecnologías y de obtener grandes ganancias, otras solamente aprenden de ellas y adaptan su negocio, y otras tantas se ven amenazadas porque sus productos o servicios al igual que sus modelos de negocio se vuelven obsoletos.
En los últimos años, los sistemas de información han alterado la economía de las organizaciones e incrementado las posibilidades de trabajar con diferentes impactos, que se describen a continuación.
3.1 Impacto económico
La tecnología de información ha cambiado relativamente los costos de capital y los costos de la información. Laudon, K. y Laudon, P. (2013) indican que la tecnología y los sistemas de información pueden verse como un elemento de la producción que puede sustituirse por mano de obra y capital considerando lo siguiente:
- Si la tecnología de información decrece, se sustituye por mano de obra que incrementa los costos.
- El uso de la tecnología de información puede reducir el número de empleados de la administración media porque elimina funciones de control que puede llevarse a cabo con la información de los sistemas.
- Si el costo de la tecnología se reduce, se incrementan sus inversiones, sustituyendo otras opciones como la compra de edificios y maquinaria. Con el tiempo, las inversiones se estarán incrementando.
De acuerdo a la teoría de los costos transaccionales, que son los costos de participación en el mercado, las organizaciones y los individuos buscan economizar los costos de las transacciones y de producción, por lo tanto, la búsqueda de mercados es costosa por su localización y por la comunicación con proveedores distantes, así como por el seguimiento a los contratos, entre otros factores.
Anteriormente las organizaciones buscaban una integración vertical para la reducción de costos de transacción, esto significa contratar más empleados y comprar distribuidores y proveedores.
Ahora, con el uso de la tecnología y el Internet las organizaciones pueden lograr costos menores para la participación en el mercado contratando proveedores externos en lugar de recursos internos, lo que hace que la organización se haga más delgada.
La tecnología de información también se relaciona con los costos de administración interna, ya que a medida de que la organización crece se necesita mayor administración y supervisión, lo que genera costos adicionales. Sin embargo, también reduce los costos de producir y analizar la información mediante la utilización de los sistemas de información en cada una de las áreas de la organización.
3.2 Impacto organizacional
La implementación de las tecnologías de información en las organizaciones transforma la manera en que realizan sus funciones. Algunas empresas tradicionalmente de gran tamaño y procesos burocráticos redujeron su tamaño, número de empleados y la cantidad de niveles organizacionales.
Estas reducciones se deben a que mediante la tecnología de información se produce información que da poder a los empleados de los niveles bajos y por lo mismo, se incrementa la eficiencia. Por ejemplo, un vendedor puede consultar una gran cantidad de información de sus clientes para ofrecerles descuentos o créditos sin tener que pedir apoyo a los administradores, quienes a su vez, por el registro de las ventas e información de los clientes pueden obtener información resumida y apropiada para tomar decisiones.
Con este ejemplo se puede observar que los sistemas de información pueden reducir algunos niveles de la organización ofreciendo información para los administradores para que puedan supervisar un número considerable de personal y dándoles a los empleados de bajo nivel más autoridad para la toma de decisiones.
El control de los administradores también se expande a personal que está ubicado en lugares distantes, dando como resultado que muchas organizaciones eliminen una gran cantidad de puestos de la administración media y se conviertan en organizaciones más planas.
La tecnología de información también puede producir organizaciones más delgadas debido a que la autoridad ya no recae en puestos específicos, sino en el conocimiento y competencia de las personas. Al mismo tiempo, las organizaciones tienden a ser más delgadas, es decir, con menos personas, por la cantidad de información que se origina y distribuye a través de los sistemas de información. Los profesionales tienden a autoadministrarse y tomar decisiones en forma descentralizada.
Actualmente, las tecnologías de información para trabajo colaborativo permiten que los empleados puedan reunirse de manera electrónica para realizar un trabajo y al terminarlo continuar con otras actividades. Un ejemplo de la forma de operar a través del mundo con esta filosofía es de la empresa Accenture que como parte de sus valores corporativos señala el de Red global, al cual se refiere a "movilizar el potencial de los equipos de nuestra red mundial para prestar un servicio siempre excepcional a los clientes en cualquier parte del mundo."
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Desde luego que estas formas de trabajo han requerido nuevos enfoques para organizar, informar y evaluar a los empleados ya que no todas las organizaciones pueden trabajar de esta manera.
De acuerdo a Laudon, K. y Laudon, P. (2013) para que un sistema de información ofrezca los beneficios esperados debe construirse con un buen entendimiento de la organización y considerando aspectos importantes como:
- El medio ambiente en que se desenvuelve la organización
- El tipo de estructura organizacional
- La cultura y políticas de la organización
- El estilo de liderazgo
- Los interesados (stakeholders) que pueden afectar o ser afectados por el sistema y quienes lo usarán
- El tipo de tareas, decisiones y procesos de negocios en el que se utilizará el sistema
También debe tomarse en cuenta que la implementación de nuevos sistemas implica cambios en el personal y en los procesos que pueden hacer que las personas presenten una resistencia por el esfuerzo adicional —compensado o no compensado— que les es requerido.
3.3 Uso e implicaciones del Internet
La WWW (World Wide Web) ofrece un gran impacto en la relaciones entre las organizaciones y otras entidades externas, incluso en los procesos dentro de las organizaciones.
El impacto puede verse en el acceso, almacenamiento y distribución de la información y el conocimiento en las organizaciones y puede apreciarse cómo continuamente se están reconstruyendo procesos clave para la inclusión de la tecnología, tanto para reducir costos como para lograr ventajas competitivas.
Debido al Internet, las fuerzas competitivas tradicionales siguen existiendo, pero la rivalidad se ha intensificado, ya que su tecnología está basada en estándares universales que cualquier compañía puede utilizar para competir, o pueden abrir las puertas a nuevos competidores.
La cantidad de información que ahora tienen los clientes con el Internet, les da mayor poder de información para encontrar rápidamente nuevos proveedores de bajo costo. Algunos efectos del uso de Internet son los siguientes:
- Habilita la emergencia de nuevos productos o servicios sustitutos que logran satisfacer las necesidades o funciones que buscaban originalmente los clientes.
- Ofrece el poder al cliente por la facilidad de encontrar productos e información a precios globales.
- Las compras por internet tienden a elevar la fuerza sobre los proveedores, quienes también se pueden beneficiar al reducirse las barreras de entrada por la eliminación de distribuidores y otros intermediarios.
- Con el posicionamiento y rivalidad con los competidores actuales, los amplios mercados incrementan el número de competidores y reducen sus diferencias lo que hace más difícil sostener ventajas operativas y la presión de competir por precio
El Internet también ha traído oportunidades a través de la tecnología de redes, inspirando estrategias que antes no hubieran sido posibles, por ejemplo:
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Los sitios de Internet pueden ser usados por las empresas para construir comunidades de usuarios que desean compartir sus experiencias creando lealtad y diversión entre los clientes. Un ejemplo conocido de esta estrategia es eBay, reconocido como un sitio popular de subastas, mientras más clientes ofrezcan sus productos por eBay, el sitio será más valioso. Entre más personas haya en el sitio habrá más productos y mayor competencia de precios, además de que los proveedores de la tecnología tendrán más usuarios.
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Una organización o compañía virtual utiliza las redes para ligar personas, activos, procesos e ideas para habilitar la venta de productos y servicios sin límites geográficos o ubicaciones físicas.
Una empresa puede usar las instalaciones o facilidades de otra sin estar físicamente asociadas. Esto es útil cuando una organización reconoce que es más barato adquirir productos o servicios de otra compañía o cuando decide moverse rápidamente a otros mercados y no cuenta con el tiempo o recursos para responder.
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Estos son dos ejemplos del impacto del Internet en los negocios y están sustentados en estrategias y modelos de negocios. Como ha podido observarse, todas las organizaciones tienen su propia cultura y políticas de acuerdo a diferentes grupos de interés, además, son afectadas por el medio ambiente.
El uso de los sistemas de información en las organizaciones depende entonces de sus características que incluyen: metas, grupos atendidos, roles sociales, estilos de liderazgo, incentivos, tipos de tareas realizadas y tipos de estructuras.
Los sistemas de información tienen un impacto en la economía y en la organización por lo que debe cuidarse la selección y la forma de implantación de los mismos para minimizar la resistencia al cambio.
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