Los avances tecnológicos y los sistemas de información actuales han cambiado la forma en que se administran las organizaciones, esto se refleja en los múltiples canales de venta que ahora existen, incluyendo páginas de comercio electrónico, por lo tanto, las expectativas de los clientes están orientadas a la tecnología.
Los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de datos para que las organizaciones puedan obtener en línea la información clara y precisa requerida para tomar decisiones exactas y oportunas. Por otro lado, el uso de la Web, las redes sociales y otras herramientas que hacen uso del Internet dan origen a organizaciones digitales que realizan sus procesos con clientes y proveedores a través de esos medios.
En una organización digital, la información está disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar para apoyar las decisiones que se llevan a cabo en la cadena de valor, es decir, en los procesos que realiza el negocio para ofrecer productos o servicios que ofrezcan mayor valor a sus clientes. Con el uso de la tecnología, éstos pueden ser innovadores, como la música o video sobre demanda, o bien, como los servicios para compartir fotografías, las comunidades y redes sociales, entre otros ejemplos que se generan día con día.
Actualmente, la tecnología de información y las redes de comunicación han orientado a los negocios a la globalización y a competir en mercados abiertos para lograr la venta de productos y servicios, sin embargo, es frecuente que no se entienda la dificultad y la necesidad de adoptar prácticas nuevas que permitan la competitividad y supervivencia en el mundo globalizado.
Las razones por las que las organizaciones actuales buscan nuevas formas de hacer negocio son las siguientes:
- La proliferación de opciones de compra para los clientes ha hecho de la comercialización un elemento clave para sobrevivir, pero más difícil de conservar.
- La disponibilidad de información para los clientes incrementa sus expectativas y los vuelve más exigentes.
- La necesidad de competir con empresas de clase mundial hace imprescindible la búsqueda de un alto desempeño en las operaciones, entrega de productos y servicios de gran calidad.
Es muy fácil pensar que las organizaciones exitosas de hoy lo serán mañana, sin embargo, para que él éxito sea una realidad existen grandes retos, como adoptar prácticas que ayuden a lograr una diferenciación que tenga efecto en la decisión de compra de los clientes.
Muchas empresas se diferencian en el producto porque es lo que sus clientes desean, sin embargo, ésta puede ser copiada por su competencia; por ello, otras optan por ofrecer sus productos a un precio menor y de igual calidad que otros productos similares, esto se logra gracias a la excelencia operativa que han desarrollado.
La evolución de la tecnología y del Internet pone a disposición de las organizaciones herramientas y medios para desarrollar mejores estrategias y permanecer en el mercado, por ello, es importante comprender que la aplicación de dicha tecnología requiere de un proceso de planeación que incluya objetivos a corto plazo, reales y cuantificables, que demuestren el proceso de evolución de las organizaciones.
Las estrategias orientadas al comercio electrónico y los negocios electrónicos son cada vez más comunes, sin duda alguna, ahora existen más empresas dispuestas a realizar inversiones en su desarrollo. El éxito de estas estrategias y con ello el valor de las inversiones depende de que los administradores conozcan las operaciones básicas del negocio, los objetivos de su implantación y la infraestructura que el negocio requiere.
De acuerdo a Haag, S., Baltzan, P., y Phillips, A. (2014) la tecnología de información es cualquier herramienta computacional que apoye a producir la información necesaria para una organización. Sin embargo, contar con tecnología no implica que la organización tendrá éxito, sino que tendrá las herramientas necesarias para potencializar el talento del personal y a su vez, con un uso eficiente, obtener los beneficios esperados.
Con el fin de administrar correctamente las tecnologías en la organización, existe una posición en el organigrama que se asigna al Administrador de los sistemas de información, quien planea el desarrollo, la implantación y el mantenimiento de la tecnología de información y de los programas y aplicaciones que utilizan las personas para lograr las metas de la organización en sus diferentes funciones:
Las personas que trabajan en una organización pueden agruparse en varios niveles que establecen la autoridad y las responsabilidades que cada uno tiene y que a su vez, requieren que la información les sea presentada de acuerdo al tipo de decisiones que toman:
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Lo forman las personas que realizan las operaciones que hacen que el negocio produzca todos los días el producto o servicio que ofrece así como realizando las actividades administrativas asociadas tales como ventas, pagos, atención al cliente, solicitudes a proveedores, entre otras.
Este grupo lo constituye el mayor número de personas en la organización y las decisiones que toman requieren que toda la información que utilizan esté completa de acuerdo a cada caso que se les presente. Por ejemplo, si un cliente solicita un crédito para comprar un producto, los datos de dicho producto que revisan en sus sistemas muestran la autorización para ofrecerlo.
Las decisiones que se toman en este nivel son estructuradas, es decir, repetitivas, rutinarias y que tienen un procedimiento definitivo para manejarlas. Por ejemplo: Decidir si se produce el producto "x" o "y", dependiendo de la demanda y otros factores.
Sus miembros se encargan de llevar a cabo los planes que desarrolla la alta administración mediante el trabajo de todas las personas de la empresa. Dirigen y coordinan a los trabajadores del nivel operacional y se basan en metas que les asigna la alta administración, las decisiones que toman se consideran semiestructuradas, debido a que una parte de la información la tienen disponible en sus sistemas y la otra parte la deben tomar con base al trabajo que realizan.
Lo conforman los directivos de la organización, quienes se encargan de tomar decisiones estratégicas sobre la organización, sus productos y servicios, garantizando que se tengan los beneficios económicos relacionados con sus estrategias.
Normalmente enfrentan problemas que requieren que sus decisiones se apoyen en información de todo el negocio y de entidades externas ya que establecen las metas que deben de cumplirse. Las decisiones que toman son no estructuradas, es decir, decisiones no rutinarias en las cuales el que toma la decisión debe de proveer el juicio, evaluación, y puntos de vista internos de la respuesta del problema.
Como puedes observar, en la organización existen tres recursos clave:
- Las personas
- La tecnología de información que utilizan
- La información que éstas producen
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