Introducción

Como organización de la industria automotriz, además de la implementación del sistema de gestión de la calidad (SGC) basado en la Norma IATF 16949:2016 para poder certificarnos, es necesario conocer y comprender los requerimientos descritos en el libro Reglas para obtener y mantener el reconocimiento del IATF en su quinta edición.

Este documento describe los requisitos que los organismos de certificación deben cumplir para obtener el reconocimiento de IATF, con el fin de emitir certificados basados en la Norma IATF 16949:2016. Además, describe los tiempos del proceso de auditoría y certificación de que deben cumplir los proveedores automotrices para alcanzar este reconocimiento. El documento de reglas está en constante actualización, a la par de la Norma IATF 16949:2016, por lo que es importante estar informados de las últimas versiones.

En este tema conocerás más acerca de las reglas de la quinta edición, incluyendo las nuevas necesidades de todos los involucrados en el SGC, así como sus auditorías y certificación. De igual forma, se abordarán aspectos importantes sobre las Interpretaciones sancionadas (SI) y las respuestas a las preguntas más frecuentes (FAQ) de versiones anteriores.

Para tener una visión del documento y cómo sus lineamientos pueden ser aplicados en cada organización, es importante conocer sus contenidos de mayor interés:

1. Los tiempos estándar para las auditorías.
2. Las diferentes modalidades del proceso de certificación (individual, con emplazamientos múltiples de producción o esquema corporativo).
3. Los requerimientos de aspectos relevantes:
   1. Plazos para la obtención del certificado.
   2. Solución de problemas de las no conformidades.
   3. Cambio o modificación del organismo de certificación.
   4. Acciones en caso de certificación suspendida, cancelada o retirada de la organización.

Es importante conocer este documento asociado a la norma, ya que le ayudará a la organización a estar preparada durante el proceso de auditoría, con el fin de lograr efectivamente las actividades propuestas en el plan de certificación o recertificación de la organización.

Explicación

4.1. Requisitos generales

Las reglas para obtener y mantener el reconocimiento del IATF en su quinta edición es un documento creado por el lnternational Automotive Task Force (IATF), mismo organismo que desarrolló la Norma IATF 16949:2016. El documento incluye secciones que hacen referencia a la Norma ISO/IEC 17021, el cual sirve como base para describir los requisitos específicos en el sector automotriz para la gestión del esquema de certificación IATF 16949.

De acuerdo con el libro de reglas, para obtener y mantener el reconocimiento del IATF, un cliente debe entenderse como una entidad en su totalidad, ya que deben incluir las organizaciones tanto de fabricación como de apoyo. Ejemplos de organizaciones de apoyo pueden ser proveedores de diseño, ventas, almacenaje, etc., que estén incluidos en el alcance de esta certificación (International Automotive Task Force, 2016).

Según la IATF (2016), el esquema de certificación del IATF 16949 está definido en tres documentos que sirven como guía: la Norma IATF 16949:2016, las Reglas para obtener y mantener el reconocimiento del IATF, así como las interpretaciones sancionadas (SI) y las preguntas más frecuentes (FAQ) de las reglas. Otros documentos de soporte son los comunicados dirigidos a los organismos de certificación que son publicados por el IATF. Por tanto, es responsabilidad de la organización verificar la información no solo descrita en las reglas, sino también las aclaraciones que se realicen por medio de las SI y FAQ.

Las interpretaciones sancionadas (SI) y las preguntas más frecuentes (FAQ) de las reglas están incluidas en el sitio web del Esquema de Vigilancia del IATF (International Automotive Task Force, s.f.). El IATF proporciona los lineamientos a todos los involucrados en el proceso de certificación. A saber, entre los actores principales se encuentran los organismos de certificación quienes son los responsables de realizar auditorías a las organizaciones que lo solicitan, es decir, que los fabricantes de equipo original (OEM) o ensambladoras automotrices solo reconocen certificados emitidos por los organismos de certificación (International Automotive Task Force, s.f.).

Por su parte, tanto los clientes de un organismo de certificación reconocido por el IATF como las organizaciones que se quieran certificar deben dirigir todas sus inquietudes sobre las reglas para dicha certificación al organismo correspondiente. Las quejas relacionadas con la Norma IATF 16949 provenientes de un organismo de certificación o un auditor deben presentarse a la Oficina de Vigilancia de IATF, con el objetivo de dar retroalimentación a la IATF y mejorar los procesos de auditoría, certificación y recertificación.

Pero ¿cómo comienzo para certificarme si ya cuento con un SGC implementado? Esta respuesta la podemos encontrar en las reglas de la quinta edición, pero es necesario comprender los ciclos de auditoría y del certificado, así como saber si nuestra organización es elegible para recibir este reconocimiento.

• Ciclo de auditoría

De acuerdo con las reglas de IATF 16949 quinta edición (2016), el programa de auditoría tiene un ciclo de auditoría de tres años y un ciclo de certificado de tres años. Para esto, el primer ciclo de auditoría debe incluir una auditoría inicial de dos fases (1 y 2), aunado a las auditorías de seguimiento en el primer, segundo y tercer año (dependiendo del intervalo acordado), así como una auditoría de renovación de la certificación en el tercer año.

 

Tabla 1. Intervalo de seguimiento de auditorías.

A pesar de tener diferentes plazos e intervalos de auditoría de seguimiento, la realidad es que la mayoría de la organización opta por un seguimiento anual (12 meses), aunque entre estos seguimientos realizan un seguimiento interno por parte de la organización. Esto permite que la organización sea evaluada de manera constante cada seis meses de forma interna y externa.

• Ciclo del certificado

De acuerdo con las reglas de IATF 16949 (2016), los tres años del ciclo de certificación inician en la fecha de la decisión de certificación. Esto podría ser muy importante para la organización cuando se tienen compromisos contractuales con clientes que involucren una fecha objetivo para poder conseguir la certificación del SGC. Por su parte, la fecha de emisión del certificado debe ser considerada en la decisión de renovación de la certificación, ya que debe tomarse antes de la fecha de expiración del certificado existente, con el objetivo de que se realicen los procesos necesarios y que la organización no se quede sin un certificado vigente. La expiración de la fecha del certificado debe ser de un máximo de tres años (menos un día) a partir de la fecha de decisión de certificación o de renovación de la certificación.

• Elegibilidad para la certificación

De acuerdo con las reglas de la quinta edición, el cliente debe tener 12 meses de información sobre el desempeño y por los menos tres meses de seguimiento a los indicadores de desempeño del SGC automotriz de la organización. Esto es una consideración muy importante cuando hablamos de organizaciones que están comenzando operación desde cero, ya que comenzarán a desarrollar su SGC y su proceso de manufactura de componentes posiblemente al mismo tiempo.

4.2. Auditorías

Asimismo, dentro de las reglas de la quinta edición se describen los requerimientos para los siguientes procesos de auditoría:

En primer lugar, la preauditoría debe realizarse por parte de un organismo certificado y el auditor designado no debe ser parte del equipo auditor en ninguna de sus fases, ya que la IATF tiene medidas establecidas sobre la relación de la organización y el organismo de certificación para evitar conflicto de intereses. El plazo de las preauditorías debe ser menos al 80% del tiempo calculado para la fase 2 de la auditoría, lo cual se puede calcular utilizando el manual de reglas de la quinta edición. El tiempo invertido en esta fase no debe ocupar tiempo de otras fases del proceso de auditoría.

Como paso siguiente, la auditoría inicial de certificación debe realizarse en dos fases: fase 1, que es la revisión del estado de preparación, y la fase 2, la cual está enfocada a la auditoría en el sitio (incluida cualquier función de apoyo remoto, por ejemplo, ventas, diseño, entre otros). El organismo de certificación debe realizar la fase 1 en plazo de uno a dos días en el sitio del cliente.

De acuerdo con las reglas de IATF 16949 quinta edición (International Automotive Task Force, 2016), la auditoría de la fase 1 debe realizarse para:

1. Revisar y evaluar la documentación del SGC, tanto las del sitio de manufactura como los sitios de apoyo, los cuales pueden ser evaluados de manera remota.
2. Entrevistar al personal involucrado en el SGC y preparar todo para la fase 2.
3. Revisar y evaluar el entendimiento del cliente respecto a los requisitos de la Norma IATF 16949:2016, los capítulos y el ciclo PHVA, especialmente en relación con la identificación de los aspectos significativos o determinantes de la organización y su mejora continua, como el desempeño, los objetivos y la operación SGC.

Una vez terminada la fase 1, se procederá a la fase 2, la cual tiene el propósito de evaluar los procesos implementados del SGC de la organización, incluida su eficacia diaria. Por lo tanto, esta auditoría estará enfocada a los procesos operativos.

El intervalo de tiempo entre la fase 1 y 2, dependerá de los hallazgos encontrados en la fase 1 y de las habilidades de la organización para la solución de problemas, pero no podrá exceder de 90 días naturales, por lo que es importante que la organización esté preparada con la asignación de recursos necesarios. Al finalizar la fase 2, se tendrán 20 días naturales por parte del organismo de certificación para emitir su decisión y comunicarlo a la IATF.

Continuando con el proceso, las auditorías de seguimiento deben realizarse por lo menos una vez al año, durante los tres años que dura la certificación de IATF 16949 para asegurar el cumplimiento y mantenimiento del SGC.

Por último, la auditoría de renovación de la certificación tiene el propósito de confirmar el continuo cumplimiento y eficacia del SGC, además de confirmar que sigue siendo aplicable para el alcance descrito.
Esta fase final debe planificarse y realizarse para evaluar el cumplimiento continuo de todos los requerimientos de IATF 16949 en su última edición.

Cabe aclarar que los tiempos de cada auditoría dependerán del tamaño de la organización, los sitios de apoyo y la cantidad de empleados, todo esto basado en los lineamientos de las reglas de la quinta edición y en los criterios acordados con el auditor del organismo de certificación de la IATF 16949.

Cierre

En conclusión, el seguimiento de las reglas y las recomendaciones emitidos por los organismos brindan la seguridad (como cliente o proveedor) de que se tiene un proceso estandarizado y estructurado para la evaluación de los SGC, y la obtención de los certificados en IATF 16949.

Todos los involucrados en la certificación IATF 16949 son puestos bajo evaluación y monitoreo de manera constante, ya que estas reglas permiten mantenernos actualizados de las mejoras en los procesos de auditoría y los cambios existentes en la industria. Un ejemplo de ello son las auditorías remotas que surgieron en los últimos años, lo que impulsó un cambio en la forma de realizar los procesos de auditoría.

Checkpoint

Asegúrate de:

• Conocer un panorama general de las reglas para IATF 16949:2016 y la aplicación práctica por parte de las empresas certificadas en IATF 16949:2016.
• Conocer los tiempos para la auditoría de certificación IATF 16949:2016.
• Conocer los tiempos para la auditoría de seguimiento y renovación de la certificación IATF 16949:2016.
• Conocer los requisitos del cliente (organización) y el organismo de certificación para la auditoría de certificación IATF 16949:2016.

Referencias bibliográficas

• International Automotive Task Force. (2016a). IATF - International Automotive Task Force. Reglas para obtener y mantener el reconocimiento del IATF Reglas Quinta Edición – Interpretaciones Sancionadas. Recuperado de https://www.iatfglobaloversight.org/wp/wp-content/uploads/2022/06/Rules-5th-SIs_May-2022_sp.pdf
• International Automotive Task Force. (s.f.). IATF 16949:2016 Sanctioned Interpretations (SIs). Recuperado de https://www.iatfglobaloversight.org/iatf-169492016/iatf-169492016-sis/
• International Automotive Task Force. (s.f.). Rules 5th Edition Frequently Asked Questions (FAQs). Recuperado de https://www.iatfglobaloversight.org/rules-5th-edition/rules-5th-edition-faqs/