• Ordenar diferentes datos.
• Filtrar por datos específicos.
• Realizar reportes con subtotales.
• Copiar hojas en el mismo libro y en un libro diferente.
• Trabajar con una tabla dinámica.

6.1 Ordenar datos

El ordenamiento de datos consiste en reorganizar una serie de valores de acuerdo a ciertos criterios. Puede ser con valores numéricos o alfanuméricos (recuerda que las fechas y horas son valores numéricos). Las herramientas para ordenar datos se encuentran en el grupo Ordenar de la pestaña Datos.

Hay dos métodos de ordenamiento: rápido y con criterios.

Ordenamiento rápido

Para el ordenamiento rápido, primero hay que seleccionar una celda que se localice en la columna que será utilizada como referencia para el ordenamiento. Posteriormente, haz clic sobre el botón del ordenamiento que desees: ascendente o descendente. El ordenamiento ascendente organiza los valores del menor al mayor o de la A a la Z. Por el contrario, el ordenamiento descendente organiza los valores del mayor al menor o de la Z a la A.

Ordenamiento con criterios

El ordenamiento por criterios permite que, si hay dos o más filas que en el primer criterio de ordenamiento tienen el mismo valor, se tomará en cuenta el segundo, tercer o n criterio. Para abrir la ventana de opciones, haz clic en el botón Ordenar.

Para ordenar con criterios, realiza lo siguiente:

1. Selecciona cualquier celda en la tabla que desees ordenar.
   
2. Haz clic en el botón Ordenar.
   
3. En la lista Ordenar por, selecciona la primera columna que desees ordenar. En la lista Ordenar según, selecciona la opción más viable y, en orden, selecciona Ascendente o Descendente.
   
4. En caso de requerir más criterios, haz clic sobre Agregar nivel y repite el paso anterior.
5. Cuando hayas elegido todos los criterios, haz clic sobre Aceptar.

Ejemplos:

1. Se desea ordenar la siguiente tabla de forma ascendente de acuerdo al nombre del vendedor. Para lograrlo, hay que posicionar el cursor en la palabra vendedor y hacer clic sobre el botón Ascendente.

2. Se desea ordenar la tabla de acuerdo a varios criterios: a) por Zona de forma ascendente, b) por Devoluciones de forma descendente, c) por Ventas de forma ascendente.

Para realizarlo, haz clic en el botón Ordenar y agrega los criterios solicitados como se muestra en las imágenes.

6.2 Filtrar datos

Los filtros son herramientas que permiten mostrar u ocultar información que cumpla con ciertos criterios para mantener la atención en los datos importantes en determinado momento. El botón Filtro se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.

Para aplicar un filtro, te posicionas en cualquier celda de la tabla y presionas el botón Filtro. En la primera fila de cada columna de la tabla aparecerá una flecha. Al hacer clic sobre la flecha, verás las siguientes opciones:

También puedes seleccionar datos que cumplan con otro tipo de criterios relacionados con el valor de la celda.

Ejemplos:

1. De la siguiente tabla, muestra solamente los vendedores de la zona Norte.

Para realizarlo, lleva el cursor a cualquier celda de la tabla y haz clic sobre el botón Filtro, después selecciona la flecha que se encuentra en la columna Zona y marca solamente la palabra Norte.

2. De la siguiente tabla, muestra los registros del cliente Walmart con ventas menores a $80,000 pesos.

Para realizarlo, selecciona primero el filtro de Cliente y marca solamente la palabra Walmart, después selecciona el filtro de Ventas, luego la opción Filtros de número y después Menor qué. En la ventana emergente escribe 80000.

6.3 Buscar y seleccionar

La herramienta Buscar permite localizar una cadena de caracteres específica o un valor numérico en una hoja del libro. Esta herramienta se encuentra en el grupo Modificar de la pestaña Inicio.

Haz clic sobre el botón Buscar y seleccionar, selecciona la herramienta Buscar y haz clic en Opciones para explorar las opciones avanzadas de esta herramienta. El atajo de teclado es Ctrl + B.

Para realizar búsquedas más minuciosas, puedes utilizar los comodines de búsqueda. En la sección Lecturas hay un recurso con una explicación muy clara.

Ejemplo:

Busca en la siguiente tabla el valor 42,323.

En la hoja activa, haz clic sobre Buscar y seleccionar, después Buscar y, en el cuadro de texto Buscar, introduce 42323. Haz clic sobre Buscar todos y aparecerá una lista con los resultados.

Reemplazar

Reemplazar es una herramienta que complementa a Buscar, con esta herramienta puedes sustituir un valor por otro en toda la hoja de cálculo al mismo tiempo. Es de gran ayuda para corregir errores o realizar modificaciones masivas.

Para abrir este cuadro de dialogo, selecciona la pestaña Reemplazar en el cuadro Buscar. El atajo de teclado es Ctrl + L.

Introduce en el cuadro de texto Reemplazar con, el valor que sustituirá al valor buscado.

Ejemplo:

Reemplaza todas las celdas que contengan el valor Gigante con Soriana.

Abre el cuadro Reemplazar y el cuadro de diálogo Buscar introduce Gigante. En el cuadro de diálogo Reemplazar con introduce Soriana. Haz clic en Reemplazar todos.

Para conocer más sobre rellenar series, revisa el siguiente video:

Asegúrate de:

• Saber como copiar una hoja en el mismo libro o en otro libro.
• Trabajar con uno o varios criterios para ordenar.
• Utilizar los filtros para ver solo los productos requeridos.
• Recordar que para realizar subtotales primero hay que ordenar.
• Trabajar con una tabla dinámica.

Para reforzar el contenido de esta lección, te invitamos a revisar la sección de explicación interactiva, en donde encontrarás más detalles de las explicaciones y ejemplos guiados.